2011年5月6日上午8:00，商学院行政档案工作小组采用网络会议的形式研讨学院文件档案收录管理工作。党委书记蔡志刚，副院长李宝永及各行政办公室档案工作负责人参加了会议。会议由李宝永主持。

首先，蔡志刚书记对商学院行政档案工作进行了重要指示。他指出，学院行政档案收集整理工作非常重要，不只是文件存档的简单罗列，更是系统地总结本部门工作和为学院长远发展提供支持的重要环节，希望大家高度重视。他还同时要求大家在实际工作中，要务必保证档案内容翔实、丰富、完整，在整理档案工作工作中一定力求认真，严谨，以讲政治的高度对待行政档案工作。

接着，李宝永副院长对具体工作进行了安排和布置。他表示，根据学校的相关要求，学院已经成立了行政档案工作小组，成员则由各办公室负责档案整理存档的相关老师组成。工作组将以办公室为单位存档所有相关的重要文件、相关活动报道、通知等。行政档案存档资料将采用文字、视频录像及图片等多种形式，从不同角度及层面构建学院的档案体系。学院还将不断建立、健全配套措施和设备，全力推进行政档案工作扎实有序开展。

经过热烈的讨论，会议决定成立由刘金全院长、蔡志刚书记为顾问的编委会，在每月定期汇总各部门相关档案及资料的基础上，编辑出版电子版《商学院信息月报》和《商学院年刊》,定期发给校友、兼职教授及关心学院发展的人和组织。